Les flux de connaissances, un enjeu stratégique
Les flux de connaissances : de quoi parle-t-on ?
Commençons par définir ce que sont les flux de connaissances. Nous analyserons ensuite en quoi ils sont stratégiques dans les organisations et comment les optimiser.
Les connaissances sont au cœur de chaque processus et interaction au sein de l’entreprise : tout processus, toute activité, toute action ou interaction utilise et s’appuie sur de multiples connaissances.
Que ce soit des connaissances individuelles, collectives, générales ou spécifiques, toutes ces connaissances ont une telle valeur qu’elles sont reconnues à juste titre comme un actif stratégique de l’organisation !
Mais ce n’est pas un actif comme les autres. Il obéit à une logique de flux, car il est mouvant et en constante évolution. Les nouvelles connaissances ne peuvent en effet se construire qu’en s’appuyant sur les connaissances existantes : c’est le cycle des connaissances.
En définitive, les flux de connaissances représentent la capacité d’une organisation à optimiser les connaissances en permettant de les :
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Pourquoi les flux de connaissances sont stratégiques ?
Les connaissances sont une matière première pour les entreprises qui en ont besoin pour produire, mais également pour leur croissance et leur développement !
En effet, la capacité de production, d’évolution et d’adaptation est intimement liée aux savoirs de ses collaborateurs, savoirs qui dépendent directement des connaissances tacites et explicites mis à leur disposition.
Or, que ce soit en raison de facteurs internes ou de contraintes externes, les entreprises évoluent sans cesse et ont besoin pour cela de s’appuyer sur les flux de connaissances.
Lorsque ces flux sont bien optimisés, ils deviennent un avantage compétitif crucial, permettant à l’organisation de s’adapter et de progresser.
À l’inverse, une mauvaise gestion de ces flux peut entraîner des insatisfactions et des blocages significatifs, affectant grandement l’efficacité et la dynamique de l’entreprise…
Taille de l’entreprise
La taille d’une entreprise joue un rôle important dans la gestion et l’efficacité des flux de connaissances : à mesure que le nombre de collaborateurs s’accroît, le volume des interactions augmente de manière exponentielle, affectant directement ces flux.
Le schéma ci-dessous illustre bien ce phénomène : au-delà de 14 personnes, la complexité des interactions devient presque indescriptible.
Cette augmentation des interactions peut entraîner divers défis, tels que la dispersion des connaissances, des pertes d’informations, des ralentissements, ou encore des difficultés d’adaptation et de coordination…
Ce n’est d’ailleurs pas réservé qu’aux grands groupes : les PME ou même les TPE en phase de croissance peuvent elles aussi rencontrer de telles difficultés dans leurs flux de connaissances.
Parmi les risques associés à la taille de l’entreprise, on retrouve notamment :
- Un partage insuffisant des bonnes pratiques
- Des services support surchargés
- Des difficultés à intégrer ou appliquer les changements
- De la dispersion nuisant à la coordination et à la délégation des tâches
Évolutions liées à son contexte
L’entreprise est extrêmement dépendante de son contexte et de son environnement.
Ce qui l’amène à évoluer fréquemment en fonction de nombreuses contraintes extérieures, par exemple : la concurrence, la réglementation, les évolutions technologiques, l’environnement, etc.
On peut retrouver tous ces facteurs dans l’analyse PESTEL qui s’appuie sur les axes suivants :
- Politique
- Économique
- Socioculturel
- Technologique
- Écologique
- Législatif
De chacun de ces facteurs peut survenir une opportunité ou une menace qui incite l’entreprise à évoluer…
L’analyse PESTEL se révèle être un outil précieux pour permettre à l’entreprise de prendre des décisions éclairées, de façon proactive plutôt que réactive.
Dans un monde en constante évolution, la capacité d’adaptation est un facteur de succès essentiel pour assurer la pérennité de l’entreprise.
Elle est directement liée à la qualité des flux de connaissances en place dans l’organisation, car elle nécessite une gestion optimale des connaissances, incluant leurs acquisitions, leurs partages, mises à jour et intégrations.
Les risques associés aux évolutions des organisations, en raison d’une mauvaise gestion des flux de connaissances, comprennent entre autres :
- Des difficultés à s’adapter au contexte changeant
- Des réticences au changement
- Des lenteurs et des obstacles dans l’adaptation et la transformation
Évolutions liées au changement des méthodes de travail
Depuis plusieurs années, on assiste à un bouleversement des méthodes de travail : arrivée et attentes des nouvelles générations, organisation transversale du travail et travail à distance.
Les jeunes générations aspirent à plus de convivialité, de transparence et de flexibilité. Il faut favoriser des approches collaboratives, l’autonomie et l’accès aux ressources nécessaires pour mener à bien leurs missions.
Le passage d’une structure hiérarchique verticale à un modèle de management transversal engendre une augmentation du nombre d’acteurs concernés dans chaque action.
Cela encourage davantage de polyvalence, d’innovation, de prise d’initiative et un développement bottom-up en complément de l’approche top-down traditionnelle…
Le télétravail, devenu plus répandu, nécessite également une meilleure organisation ainsi que des outils informatiques adaptés pour le travail collaboratif et la gestion des connaissances internes dans le cadre d’une stratégie digitale globale.
Tous ces sujets font considérablement croître le besoin d’agilité et d’efficacité dans les flux de connaissances pour créer des référentiels communs qui fédèrent et soient utiles à toutes les parties prenantes !
Les risques associés à ces changements dans les méthodes de travail incluent en particulier :
- Un turnover accru et des difficultés à retenir les talents
- L’isolement des acteurs
- La perte des connaissances
- L’insatisfaction des collaborateurs
Comment gérer efficacement les flux de connaissances ?
Comprendre l’importance de la stratégie des flux de connaissances amène naturellement à la question suivante : comment optimiser efficacement ses flux de connaissances ?
Si la question est assez vaste pour mériter plusieurs articles détaillés, il est tout de même possible de se pencher sur quelques principes fondamentaux.
Ces principes servent de guide pour naviguer dans le vaste domaine de la gestion des connaissances, en identifiant les stratégies qui fonctionnent et celles à éviter.
Examinons donc quelques-uns de ces principes de base, qui constituent le point de départ pour une gestion efficace des flux de connaissances au sein d’une organisation.
Trouver le bon outil
Les outils existants, que ce soit pour du collaboratif ou de la gestion de documents, ne sont plus adaptés. C’est comme tenter de chausser une paire en 40 alors qu’on fait du 42 juste avant de courir un marathon : les chances de succès sont minces !
Il vous faut un outil dédié avec un format adapté, flexible et efficace qui va vraiment permettre de capturer, localiser, partager et maintenir à jour facilement le référentiel commun de connaissances…
C’est la mission d’un produit comme Ogibase qui a été développé spécifiquement pour débloquer vos flux de connaissances.
Il apporte une solution efficace aux problématiques courantes de gestion des connaissances et seconde déjà des milliers d’utilisateurs dans leur travail quotidien !
Adopter la démarche
La mise en place d’un outil dédié aux flux de connaissances est une étape cruciale. Mais pour en tirer pleinement parti il est essentiel de l’intégrer de manière stratégique au sein des processus de l’entreprise :
- Un sujet important
- Un changement sur une procédure
- Une solution de contournement
- Une bonne pratique à diffuser
⇒ Je crée une fiche de connaissance dédiée avec la solution Ogibase.
Ces fiches, faciles à partager et à retrouver, contribuent à une circulation fluide et efficace des connaissances.
Vous voulez changer de méthode sans alourdir ni révolutionner l’organisation existante ?
C’est ce qu’apporte Ogibase en procurant une approche simplifiée qui permet aux acteurs de l’entreprise de capitaliser, localiser, partager et pérenniser les connaissances importantes, et ce, par des ajustements progressifs…
En conclusion
Comme nous l’avons vu, une gestion efficace des flux de connaissances est essentielle pour garantir le succès et la croissance de votre entreprise.
Elle est la clé pour assurer une capacité d’adaptation constante et pour soutenir le développement de l’organisation !
Les avantages sont nombreux : gain de productivité, autonomie des collaborateurs, satisfaction au travail, partage et amélioration continue des connaissances, accompagnement efficace au changement, et une disposition renforcée à coordonner et déléguer.
N’attendez plus, prenez contact pour discuter de votre situation et besoins spécifiques. Travaillons ensemble pour mettre en place rapidement des solutions adaptées pour votre entreprise !
Que vous disposiez déjà d’une base documentaire ou que vous ayez de nouveaux projets en vue, nous sommes là pour vous fournir les outils et l’accompagnement nécessaires.
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